Artikel 9 is van toepassing op een bijeenkomst voor zorgprofessionals die onafhankelijk van de leverancier wordt georganiseerd. Daarvan is sprake wanneer de bijeenkomst wordt georganiseerd, zonder dat de leverancier bemoeienis heeft met de inhoud van het programma, het uitnodigingsbeleid en de locatie van de bijeenkomst. De organisator bepaalt en ziet dus toe op de inhoud van het programma, de selectie van de sprekers, de presentaties en materialen. Bedrijven mogen geen andere invloed hebben op het programma dan het aanbevelen van sprekers, of desgevraagd commentaar te leveren op het programma.

Zoals in de toelichting bij artikel 8 reeds is opgemerkt, gelden voor alle bijeenkomsten drie eisen die verband houden met programma, de locatie en de kosten. Wanneer een leverancier geen enkele bemoeienis heeft bij de bijeenkomst, zullen dus ook het programma en de locatie onafhankelijk van hem zijn vastgesteld. Desondanks worden daaraan wel eisen gesteld, zodat sponsoring of de vergoeding van kosten in het kader van een door een onafhankelijke derde georganiseerde bijeenkomst alleen is toegestaan wanneer het programma aan de eisen onder sub a. voldoet en er een objectieve rechtvaardiging is voor de locatie, zowel wat faciliteit als geografische ligging betreft (sub b.). Zie hierover ook de toelichting bij artikel 8, inclusief verwijzingen naar relevante adviezen.

Mits het programma en de locatie aan de eisen voldoen, mag een leverancier bepaalde kosten vergoeden. Het gaat hier alleen om inschrijvingskosten, redelijke en noodzakelijke reiskosten en de kosten van één of meerdere redelijk geprijsde maaltijden en noodzakelijke overnachtingen. Uiteraard gaat het altijd om de werkelijk en aantoonbaar gemaakte kosten.

Met het aangeven van de maximumbedragen is uitdrukkelijk niet gezegd dat leveranciers deze kosten dus steeds geacht worden te vergoeden; bedoeld wordt dat in ieder geval geen andere kosten mogen worden vergoed dan vermeld in artikel 9. Voorts geldt er een maximum ten aanzien van de kosten die een leverancier mag vergoeden, zowel per bijeenkomst als per jaar.

Indien een zorgprofessional overeenkomstig artikel 9 lid 2, c, onder b., tenminste 50% van de kosten zelf draagt, telt dit bedrag niet mee voor het in het artikel 9 lid 2, c, onder a. genoemde maximum van € 1.500 per jaar.

Kosten kunnen rechtstreeks aan een zorgprofessional worden betaald of vergoed. Er kan ook sprake zijn van sponsoring van de organisator. Indien sprake is van een financiële bijdrage aan de organisator van de bijeenkomst en indien deze bijdrage uitsluitend wordt besteed aan algemene kosten die rechtstreeks samenhangen met de organisatie van die bijeenkomst (denk aan kosten voor sprekers, zaalhuur, documentatiemateriaal) gelden de maximumbedragen niet. Voorwaarde is dan wel dat wordt voldaan aan alle overige eisen uit dit artikel, onder meer met betrekking tot het programma en de locatie.

In A19.02 (Spanje) is dit laatste expliciet bevestigd: aan een bijeenkomst die wat programma en locatie betreft niet voldoet aan de eisen, mogen leveranciers dus geen financiële bijdrage leveren, ook niet als deze bijdrage uitsluitend naar kosten voor de organisatie zouden gaan. Vanwege de wederkerigheid van de regels betekent het bovenstaande tevens dat de deelname door zorgprofessionals aan deze bijeenkomst niet is toegestaan en deelnemers dus strikt genomen de kosten voor gastvrijheid voor eigen rekening nemen. Dit uitgangspunt is nogmaals bevestigd in A24.02 (Jubileumbijeenkomst). Onder strikte voorwaarden mag een bijeenkomst waarvan een sociale activiteit, zoals een feestavond, onderdeel uitmaakt, worden gesponsord, zie de toelichting bij artikel 8 en specifiek A24.03.

De Gedragscode stelt als voorwaarde dat leveranciers uitsluitend kosten mogen vergoeden die redelijk zijn. Om te kunnen beoordelen of hier sprake van is zal te allen tijde informatie beschikbaar moeten zijn over het programma, de locatie en de kosten. Deze factoren kunnen, ter beoordeling van de redelijkheid, niet los van elkaar worden gezien. Er zal dus ook altijd een gedetailleerde begroting voorhanden moeten zijn. Ook meer gedetailleerde informatie over het programma en de locatie van de bijeenkomst is daarbij onontbeerlijk.

Indien een sponsor bijdraagt aan de algemene organisatiekosten van een bijeenkomst zullen deze kosten – onder meer voor sprekers, zaalhuur en documentatiemateriaal – vooraf zodanig gespecificeerd moeten worden, dat kan worden vastgesteld dat de door de sponsor ter beschikking gestelde bedragen uitsluitend aan algemene kosten die rechtstreeks samenhangen met de organisatie van de bijeenkomst zullen worden besteed en achteraf moeten worden verantwoord dat de ter beschikking te stellen gelden uitsluitend daarvoor ook daadwerkelijk zullen worden gebruikt. Het ligt op de weg van de organisator die sponsoring vraagt, om de benodigde gegevens aan te leveren, zodat de leverancier kan beoordelen of de sponsoring toelaatbaar is. Zie A13.07, A14.02, A20.05, A22.01 en A24.08.

Het staat het de sponsor te allen tijde vrij achteraf een verantwoording te vragen van de besteding van de sponsorbijdragen, ter controle van de vraag of voldaan is aan de Gedragscode. De gesponsorde partij is verplicht hier in het kader van transparantie aan mee te werken (A20.05 en A22.01). Deze verplichting dient in de overeenkomst te zijn vastgelegd.

Artikel 9 lid 2 laatste alinea schrijft expliciet voor dat de sponsoring van algemene organisatiekosten van bijeenkomsten betrekking moeten hebben op kosten die rechtstreeks samenhangen met de bijeenkomst waarvoor de financiering is verleend. Een achteraf uit de eindverantwoording blijkend (niet begroot) surplus moet in principe worden terugbetaald (A20.05). Eventueel kan contractueel worden afgesproken dat een dergelijk surplus zal worden gebruikt ter dekking van algemene organisatiekosten van een toekomstig congres, uiteraard met inachtneming van de randvoorwaarden van artikelen 8 en 9 GMH. In het kader van de transparantie zal dit in een dergelijk geval ook als zodanig in de richting van de sponsoren moeten worden verantwoord (zie A13.07, A14.02, A20.05 en A22.01).

In de leden 3 en 4 zijn eisen opgenomen ten aanzien van documentatie. Essentieel daarbij is schriftelijke vastlegging van afspraken, in geval van sponsoring van de organisatie van een bijeenkomst moet er zelfs een schriftelijke overeenkomst worden gesloten. Een door de sponsorvrager opgestuurde sponsorbrochure, gevolgd door een registratie als sponsor, is niet voldoende (A24.08).

Leveranciers mogen betrokken zijn bij satellietbijeenkomsten of parallelle bijeenkomsten die plaatsvinden rondom de in dit artikel bedoelde bijeenkomsten, ongeacht of die betrokkenheid als organisator of sponsor of anderszins is. In lid 5 worden enkele eisen gesteld aan het programma en de inhoud, alsmede aan de vastlegging van afspraken. Voor wat betreft de maximale kosten die de leverancier voor zijn rekening mag nemen wordt verwezen naar artikel 12.

Zie verder ook de paragraaf van deze Gedragscode over transparantie. Hierin zijn meerdere bepalingen opgenomen die van toepassing (kunnen) zijn op bijeenkomsten als bedoeld in artikel 9. Denk onder andere aan:

• de verplichting voor een zorgprofessional om bij de raad van bestuur te melden dat hij/zij schriftelijke afspraken heeft gemaakt met een leverancier over het vergoeden of voor rekening nemen van kosten (artikel 24);
• de verplichting voor de organisator van een bijeenkomst die met financiële ondersteuning van leveranciers tot stand komt om dit vooraf en tijdens die bijeenkomst duidelijk te vermelden (artikel 23 lid 2);
• de verplichting voor de organisator van een bijeenkomst die aan leveranciers de ruimte biedt voor het invullen van een eigen programmaonderdeel om dit vooraf en tijdens die bijeenkomst duidelijk te vermelden (artikel 23 lid 2).

Voor wat betreft de verplichting tot openbaarmaking in het TRZ: zie artikel 27, 30 en 31.