Aan de Codecommissie van de stichting Gedragscode Medische Hulpmiddelen (hierna: de Codecommissie) zijn op grond van art. 37 van het Reglement van de Codecommissie en Commissie van Beroep vragen voorgelegd over de toelaatbaarheid van sponsorpakketten.

Achtergrondinformatie

De aanvrager van het advies is X, een wetenschappelijke vereniging van zorgprofessionals. X organiseert jaarlijks 2 of 3 wetenschappelijke vergaderingen. Deze worden meestal gecombineerd met een Algemene Ledenvergadering en duren een hele dag. Tijdens de Corona-periode waren de bijeenkomsten online. Het aantal deelnemers ligt meestal tussen de 200 en 250 (zowel bij fysieke als bij online bijeenkomsten). Voor 2022 zijn er drie bijeenkomsten gepland. De eerste heeft in maart plaatsgevonden en was online. In juni en november worden nog twee bijeenkomsten georganiseerd, die een hybride karakter zullen hebben: op locatie met de mogelijkheid voor online deelname. De locatie van de juni-bijeenkomst is de Eenhoorn in Amersfoort. X vraagt geen bijdrage van de deelnemers aan de vergaderingen.

X biedt leveranciers van medisch hulpmiddelen de mogelijkheid om deze vergaderingen te sponsoren. De leveranciers kunnen kiezen uit een vijftal sponsorpakketten: pakket platina (€ 10.000 per jaar), pakket goud (€ 5.000 per jaar), pakket zilver (€ 2.500 per jaar) en twee soorten pakketten brons (ieder € 1.500 per jaar). De sponsor heeft recht op een aantal tegenprestaties, die per pakket verschillend zijn en verband houden met de mogelijkheid voor de leverancier om zich tijdens/in de marge van de vergadering te presenteren (bijv. door middel van een stand, een filmpje, de vermelding van een logo/banner op de website van X, op uitnodigingen en pauzedia’s, en het leveren van content voor een nieuwsbrief of een gesponsorde spreker). De mogelijkheden voor een sponsor zijn afhankelijk van het sponsorpakket en daarmee van de hoogte van de sponsorbijdrage.

Bij de adviesaanvraag zijn een gedetailleerd overzicht van de sponsorpakketten 2022 en verschillende voorbeelden van de standaard sponsorovereenkomsten overgelegd (die per pakket verschillen). Ook is desgevraagd een korte toelichting gegeven over de opzet, locaties en het programma van de bijeenkomsten.

X heeft aangegeven dat er geen begroting voor 2022 beschikbaar is, mede in verband met het feit dat het niet vooraf duidelijk is of de bijeenkomsten uitsluitend online, hybride of uitsluitend fysiek plaats zullen vinden. Wel is er een algemene inschatting gegeven: de kosten van een hybride vergadering worden geschat op € 15.000 (kosten van locatie, catering en technische digitale ondersteuning). X schat dat de kosten voor een uitsluitend fysieke en uitsluitend online bijeenkomst lager zijn. Ook wordt er een prijs uitgereikt voor het beste abstract, bestaande uit de mogelijkheid om een cursus, nascholing, symposium of andere activiteit in het vakgebied bij te wonen ter waarde van € 1.000.

X zorgt zelf voor de organisatie (uitnodiging, agenda, coördinatie sprekers, registratie, allerlei hand- en spandiensten voor en tijdens de bijeenkomsten). Sprekers worden niet betaald, maar krijgen een kleine attentie (waarde € 25).

Toepasselijkheid van Gedragscode Medische Hulpmiddelen (GMH Code)

De voorzitter stelt vast dat X een samenwerkingsverband is van zorgprofessionals in de zin van art. 1 onder b GMH Code. De verzoeken tot sponsoring worden gedaan aan leveranciers in de zin van art. 1 onder de GMH Code. De adviesaanvraag heeft derhalve betrekking op interacties in de zin van art. 5 GMH Code.

Beoordeling van de adviesaanvraag

Wat de kwalificatie van de interactie betreft stelt de voorzitter vast dat uit de stukken blijkt dat de door X gevraagde sponsoring betrekking heeft op sponsoring van bijeenkomsten die door (dan wel in opdracht van) X worden georganiseerd. Deze sponsoring is te kwalificeren als het leveren van een financiële bijdrage in de kosten voor (deelname aan) bijeenkomsten voor zorgprofessionals, zoals bedoeld in art. 8 GMH, en meer specifiek een financiële bijdrage aan een bijeenkomst die door een onafhankelijke derde partij wordt georganiseerd in de zin van art. 9 GMH Code.

Ten overvloede merkt de voorzitter op dat per 1 januari 2021 de GMH Code is aangepast, waarbij in het kader van dit advies relevant is dat ook bij standhuur bij door derde georganiseerde bijeenkomsten de eisen ten aanzien van het programma, de locatie en de kosten gelden.

Kortheidshalve wordt verwezen naar de GMH Nieuwsbrief van december 2020.

Dit betekent dat de toelaatbaarheid van het vragen en leveren van deze financiële bijdragen ‘in volle omvang’ moet worden getoetst aan de regels van art. 8 en 9 GMH code.

In algemene zin geldt op grond van art. 8 en 9 GMH Code dat:

1. het programma van de bijeenkomst(en) qua programma-opbouw evenwichtig en redelijk moet zijn en geen recreatieve en sociale activiteiten mag bevatten die geen verband houden met de bijeenkomst, en
2. de locatie van de bijeenkomst(en) qua ligging en faciliteiten gerechtvaardigd moet zijn, en
3. de gesponsorde kosten redelijk moeten

Er is geen begroting voor het jaar 2022 beschikbaar. Uit de gegeven toelichting blijkt dat de bijeenkomsten volledig worden bekostigd uit de sponsorinkomsten, en dat deze inkomsten worden besteed aan algemene kosten voor de organisatie en aan gastvrijheidskosten als bedoeld in art. 9 lid 2 onder c, 1 t/m 4 GMH Code. De vraag is of dat is toegestaan binnen de regels van de GMH Code.

Sponsorpakketten zijn eerder onderwerp van adviezen van de GMH geweest. Uit die eerdere adviezen (A13.02 en A14.02) leidt de voorzitter de navolgende voorwaarden af, die anno 2022 nog steeds gelden:

1. Op zowel de sponsorvrager als de sponsor rust een zelfstandige verplichting om de toelaatbaarheid van de interactie te Gezien het feit dat de sponsorvrager over alle informatie beschikt, ligt het voor de hand dat deze zelf beoordeelt of de sponsoring is toegestaan in het licht van de GMH Code en ook informatie aanlevert aan de sponsor om de toelaatbaarheid te beoordelen.
2. De informatie moet voldoende zijn om te kunnen beoordelen of het programma van de bijeenkomst(en) qua programma-opbouw evenwichtig en redelijk zijn en geen recreatieve en sociale activiteiten bevat, en of de locatie van de bijeenkomst(en) qua ligging en faciliteiten gerechtvaardigd is.
3. Ook moet een begroting beschikbaar zijn, waarin de hoogte en aard van de kosten en inkomsten zo zijn gespecificeerd dat een oordeel kan worden gevormd over de redelijkheid van de organisatiekosten en de hoogte van de kosten voor gastvrijheid per deelnemer.
4. In situaties waarin sprake is van hoge financiële sponsorbijdragen en onduidelijkheid over de totale inkomsten ligt een verantwoording achteraf voor de hand, om vast te stellen of financiële bijdragen uitsluitend zijn besteed aan kosten die verband houden met de bijeenkomst en redelijk waren. De gesponsorde moet daaraan meewerken. Het belang van verantwoording door de ontvanger van een financiële bijdrage is nog eens onderstreept in recentere adviezen (A20.04 en bevestigd in A21.01). Hoewel deze laatste twee adviezen betrekking hadden op de plicht om de gedeclareerde tijdsbesteding in het kader van dienstverlening te verantwoorden, dient het daarin verwoorde principe van verantwoording en transparantie ook in de onderhavige (sponsor)relatie van toepassing te zijn.

5. Indien uit de verantwoording achteraf een surplus blijkt, is dat niet ter vrije besteding aan de gesponsorde. Partijen moeten vooraf afspraken maken over de wijze waarop het surplus kan worden besteed voor een of meer toekomstige bijeenkomsten binnen de randvoorwaarden van de GMH Code, alsmede over de verantwoording daarvan achteraf richting van de In een later advies (A20.05) is – in de context van de ontwikkelkosten van een virtuele bijeenkomst – geoordeeld dat een eventueel surplus, eventueel naar rato, aan de sponsor(en) moet worden terugbetaald.

De voorzitter concludeert dat op basis van de door op basis van de tot nu toe door X aan de GMH verstrekte beperkte informatie over de locaties, programma’s en de kosten (uitgaven en inkomsten) het niet mogelijk is voor de voorzitter, en dus ook niet voor een leverancier, om de toelaatbaarheid van een financiële bijdrage te beoordelen. Afgaande op de informatie die op verzoek aan de voorzitter is verstrekt heeft de voorzitter geen reden om te twijfelen aan het programma en de locatie van de juni-bijeenkomst.

Over de vraag of de kosten redelijk zijn en ook overigens wordt voldaan aan art. 9 GMH Code, kan de voorzitter, bij gebrek aan een nadere specificatie, geen oordeel vellen. Om de toelaatbaarheid te kunnen beoordelen is een begroting (met inbegrip van de te verwachte sponsorinkomsten) noodzakelijk. De voorzitter moet daarom concluderen dat hij geen positief oordeel kan geven over de toelaatbaarheid van de sponsorpakketten. Dat betekent dus ook dat de leveranciers die willen ingaan op het sponsorverzoek, niet vooraf het verzoek hebben kunnen toetsen aan de relevante GMH regels en dus strikt genomen ook niet in kunnen gaan op het verzoek. Zij lopen immers een risico dat zij middels hun sponsoring bijdragen aan bijeenkomsten die niet aan de GMH Code voldoen.

De realiteit is echter ook dat een organisatie als X een bepaalde planning voor bijeenkomsten wil kunnen maken en sponsorinkomsten wil kunnen inschatten, ook al is op dat moment het exacte aantal sponsoren en het soort pakketten dat zij afnemen, nog niet bekend. Dat er bepaalde aannames worden gedaan, is inherent aan een begroting, zeker in een jaar waarin onzekerheden spelen over de mogelijkheden tot fysieke bijeenkomsten, en is ook acceptabel. Het onvermijdelijke gebrek aan zekerheid vooraf over de kosten en de inkomsten zou anders de mogelijkheid van sponsoring dan aanzienlijk beperken, en dat is niet het doel van de GMH Code.

Daarom sluit de voorzitter aan bij de lijn uit de hiervoor genoemde adviezen. Van X mag in ieder geval vooraf zoveel mogelijk informatie worden verwacht over het programma, de locatie en begroting van de bijeenkomst(en). Ook dient X in de sponsoraanvraag aan te geven ervoor in te staan dat bij de besteding van de sponsorgelden volledig zal worden voldaan aan de GMH Code en dat achteraf een verantwoording zal worden verstrekt. Op deze wijze biedt zij vooraf een zeker comfort en maakt zij in ieder geval toetsing achteraf mogelijk.

De voorzitter merkt op dat X zich dus moet realiseren dat zij de verplichting op zich neemt om volledig aan de GMH Code te voldoen. Daarom moet in de sponsorcontracten zelf worden opgenomen dat X achteraf een financiële verantwoording moet kunnen geven. Mocht daaruit blijken dat niet aan de GMH Code is voldaan zal (gedeeltelijke) terugbetaling moeten volgen en indien er een surplus is, zullen heldere afspraken moeten worden gemaakt over de terugbetaling of besteding daarvan, in het laatste geval ook weer met een bijbehorende verantwoording. Dat is temeer van belang gezien de omvang van de totale financiële bijdragen die op basis van de sponsorpakketten te verwachten is.

De GMH Code stelt in art. 9 lid 4 de eis dat afspraken over een financiële bijdrage aan een bijeenkomst in de zin van art. 9 in een schriftelijke overeenkomst moeten worden vastgelegd. De voorzitter stelt vast dat de overeenkomsten die X hanteert uitermate beperkt zijn. Diverse cruciale afspraken ontbreken, zoals over de eerder in dit advies genoemde vooraf door het bestuur van X te accorderen inhoudelijke invulling van de bijeenkomsten, de financiële verantwoording achteraf en de bestemming van een eventuele surplus. Ook ontbreekt een bepaling over de openbaarmaking in het Transparantieregister Zorg (zie art. 23 GMH Code).

Gezien het bovenstaande wijze de voorzitter erop dat het ook van belang is om in de overeenkomst waarborgen op te nemen dat de financiële bijdragen uitsluitend zullen worden besteed aan de genoemde bijeenkomst, conform de GMH Code.

Hoewel X heeft aangegeven dat er geen sprake zal zijn van betaling van sprekers, wijst de voorzitter er voor de volledigheid op dat ook moet worden gewaarborgd dat eventuele vergoedingen voor dienstverlening aan zorgprofessionals voldoen aan de art. 13 en 14 GMH Code. De voorzitter kwalificeert de kleine attentie van € 25 die de sprekers in deze specifieke context ontvangen overigens niet als een interactie die onder de GMH Code valt.

Conclusie

Het aanbieden van sponsorpakketten voor een aantal malen per jaar te organiseren bijeenkomsten is op zich geoorloofd, maar dient wel aan voorwaarden te worden gekoppeld. In het advies is een aantal richtlijnen uit eerdere adviezen herhaald en is een aantal voorwaarden die specifiek voor dit type sponsorovereenkomsten gelden opgenomen. De belangrijkste daarvan is de verplichting om afspraken te maken over een verantwoording achteraf en om de consequenties van een eventueel surplus en dit in de sponsorovereenkomst vast te leggen.

 

Den Haag, 30 maart 2022

mr P.N. van Regteren Altena, voorzitter Codecommissie GMH