Aan de Voorzitter van Codecommissie van de Stichting Gedragscode Medische Hulpmiddelen (hierna: de Voorzitter) is op grond van artikel 37 van het Reglement van de Codecommissie en Commissie van Beroep de vraag voorgelegd of een leverancier van medische hulpmiddelen een bijeenkomst mag sponsoren.

 

Achtergrondinformatie

De Voorzitter gaat op basis van de toegezonden informatie van de volgende feiten uit.

Aanvrager van het advies is X, een fabrikant/leverancier van medische hulpmiddelen. X heeft een sponsorverzoek ontvangen van een professionele congresorganisator, die in opdracht van drie wetenschappelijke verenigingen van zorgprofessionals een tweedaagse bijeenkomst organiseert. Deze bijeenkomst zal plaatsvinden in 2024 in een conferentiecentrum in Nederland. Deze bijeenkomst wordt jaarlijks georganiseerd. Naar verwachting zullen ruim 650 medisch specialisten, laboranten, verpleegkundig specialisten en physician assistants deelnemen.

Het wetenschappelijk gedeelte zal bestaan uit plenaire sessies en twee sessies vrije voordrachten. Het programma begint op dag 1 om 9.25 uur en eindigt om 17.20 uur. Op de tweede dag wordt gestart om 9.05 uur en wordt afgesloten rond 16.00 uur. Er vinden ook satelliet symposia van leveranciers van geneesmiddelen en medische hulpmiddelen plaats. Het programma voorziet in een aantal koffiepauzes, lunches en een borrel. De eerste dag eindigt met een congresdiner en feestavond. Deze feestavond vindt plaats op een club, dat in de nabijheid van de congreslocatie ligt.

De sponsoren hebben diverse mogelijkheden om zich te presenteren, zoals de organisatie van een satelliet symposium, het gebruik maken van de standruimte en het plaatsen van advertenties in het programmaboek.

De deelnemers aan de bijeenkomst betalen een inschrijvingstarief dat varieert tussen € 145 voor assistenten/laboranten die één dag aanwezig zijn, tot € 330 voor medisch specialisten die beide dagen aanwezig zijn. Late inschrijvers betalen een hoger bedrag. Uit de begroting blijkt dat de inkomsten uit inschrijvingen van deelnemers € 123.719 bedragen en deelnemers aan het congresdiner een additionele bijdrage betalen van € 95. De inkomsten uit sponsoring bedragen (naar verwachting) € 185.000.

X heeft aangegeven dat zij de intentie heeft om uitsluitend de algemene organisatiekosten te sponsoren, en vraagt zich af of dat is toegestaan omdat er ook sociale activiteiten op het programma staan. Ook heeft X in de adviesaanvraag gemeld dat de Stichting CGR de bijeenkomst heeft goedgekeurd. Uit navraag door de Voorzitter bij de Stichting CGR blijkt dat de bijeenkomst door de organisator in het kader van de voor de CGR geldende Zelfevaluatie gunstbetoon als onderdeel van accreditatieaanvragen voor gesponsorde nascholingen in PE- online (GAIA) door het systeem automatisch is goedgekeurd, omdat tegenover de recreatieve kosten namelijk voldoende eigen bijdragen van de deelnemers zelf staan.

Toepasselijkheid van Gedragscode Medische Hulpmiddelen (GMH Code)

De Voorzitter stelt vast dat X een leverancier is van medische hulpmiddelen in de zin van art. 1 onder d GMH Code en dat de deelnemers aan de bijeenkomst zorgprofessionals zijn in de zin van art. 1 onder b GMH Code. Omdat X door middel van sponsoring van de bijeenkomst (een deel van) de kosten voor deelname van de zorgprofessionals aan de bijeenkomst voor haar rekening zal nemen, is sprake van een interactie in de zin van art. 1 onder f GMH Code.

Beoordeling van de adviesaanvraag

De Voorzitter stelt vast dat sprake is van een bijeenkomst die zonder inhoudelijke bemoeienis van leveranciers door een derde partij wordt georganiseerd. Op deze bijeenkomst is artikel 9 GMH Code van toepassing. Dit betekent dat moet worden getoetst aan de eisen van dat artikel, in relatie tot de algemene eisen zoals vermeld in artikel 8 GMH Code.

Uit art. 9 lid 2 GMH Code en de daarbij behorende toelichting blijkt dat leveranciers kosten van een bijeenkomst voor hun rekening mogen nemen, mits wordt voldaan aan de volgende, cumulatieve voorwaarden:

1. het programma is gericht op het bevorderen van kennis en/of vaardigheden verband houdend met (de verbetering van) de gezondheidszorg en/of medische vooruitgang, van een voldoende inhoudelijk niveau, en qua programma-opbouw evenwichtig en redelijk, en
2. de locatie is qua geografische ligging en faciliteiten gerechtvaardigd, en
3. de kosten die de leverancier voor zijn rekening neemt, mogen uitsluitend betrekking hebben op inschrijvingskosten, maaltijden, noodzakelijke overnachtingen en reiskosten, alles voor zover redelijk. De voor rekening van de leverancier komende kosten per zorgprofessional mogen in ieder geval niet meer zijn dan € 500 per bijeenkomst, tenzij de zorgprofessional zelf aantoonbaar 50% van de kosten voor eigen rekening neemt.

Het programma is evenwichtig en redelijk. Het bestaat vrijwel uitsluitend uit inhoudelijk wetenschappelijke onderdelen. De ingeplande koffie- en theepauzes, lunches en het diner zijn logische onderbrekingen in het programma. De vraag is of dat ook geldt voor de geplande feestavond na het congresdiner. De Codecommissie heeft in eerdere adviezen aangegeven dat bijeenkomsten met programmaonderdelen die zijn gericht op recreatieve of sociale elementen niet door leveranciers mogen worden gesponsord, zelfs niet als deelnemers een (aanzienlijk) deel van de kosten voor eigen rekening nemen. Uit die adviezen blijkt echter dat het daarbij ging om programmaonderdelen die geen enkele relatie hadden met het inhoudelijk gedeelte, zoals concerten en wielrenactiviteiten. Zie onder andere A13.01 (Concert), A13.05 en A13.06 (Vlieland), A14.04 (Curaçao) en A19.02 (Mallorca).

Bovendien was er in de meeste situaties die hebben geleid tot een negatief advies van de Voorzitter sprake van een niet gerechtvaardigde locatie en een sterke verwevenheid van de recreatieve activiteiten met die locatie. Daardoor ontstond sterk de indruk dat de geplande recreatieve programmaonderdelen weliswaar niet het hoofddoel, maar wel een aantrekkelijk subdoel van deelname was. De Voorzitter is van oordeel dat een feestavond tijdens een tweedaags congres op de locatie van dat congres, niet ongebruikelijk en van een andere aard is, en er niet toe hoeft te leiden dat de bijeenkomst zelf niet door leveranciers zou mogen worden gesponsord als de feestavond volledig door de deelnemers zelf wordt betaald. Dit betekent dat de organisatie er voor moet zorgen dat:

1. de kosten voor de feestavond aantoonbaar door de eigen bijdrage van de deelnemers worden gedekt, en
2. daarover achteraf ook verantwoording wordt afgelegd aan de sponsoren, en
3. de feestavond plaatsvindt op een locatie die gezien de bedoeling van de GMH Code niet ongepast is.

De locatie van het congres is voorts gerechtvaardigd, zowel qua uitstraling als geografische ligging. Uit de website van het conferentiecentrum blijkt dat deze locatie zich goed leent voor zakelijke congressen. Weliswaar vindt de feestavond niet op de congreslocatie plaats maar op de nabij de congreslocatie gelegen club, maar de Voorzitter acht dat in dit geval niet ongepast.

Tot slot blijkt uit de overgelegde begroting dat de totale kosten aan gastvrijheid niet hoger zijn dan € 500 per zorgprofessional, waarbij bovendien de deelnemers ook nog een behoorlijke eigen bijdrage betalen, waaruit in ieder geval de kosten van de feestavond kunnen worden betaald.

De Voorzitter gaat er overigens vanuit dat X en de organisatie een schriftelijke sponsorovereenkomst zullen sluiten, waarin in ieder geval ook afspraken zullen worden gemaakt over de eindverantwoording en de wijze waarop een eventueel surplus zal worden terugbetaald of besteed (zie daarover de eerdere adviezen A20.05 en A22.01), alsmede over de verantwoordelijkheden van de organisatoren om de GMH Code te respecteren, bijv. als het gaat om de vergoedingen en verblijfskosten voor de sprekers die zorgprofessional zijn.

Tot slot merkt de Voorzitter op dat dit advies aansluit bij de lijn die de Stichting CGR kennelijk volgt, met dien verstande dat het feit dat een zorgprofessional de kosten van een sociale of recreatieve activiteit zelf voor zijn of haar rekening neemt, niet automatisch betekent dat sponsoring van de bijeenkomst waar die activiteit onderdeel van uitmaakt, altijd is toegestaan. Van geval tot geval zal moeten worden beoordeeld of de aard, omvang en uitstraling van de betreffende activiteit, in combinatie met de locatie en overige omstandigheden, aan sponsoring in de weg staan.

Conclusie

Op grond van het bovenstaande komt de Voorzitter tot de conclusie dat de bijeenkomst aan de eisen van de GMH Code voldoet. Het feit dat er een feestavond plaatsvindt, maakt sponsoring van de bijeenkomst niet ontoelaatbaar, mits de bijeenkomst overigens aan alle eisen voldoet en de kosten van de betreffende feestavond volledig worden gedekt door de eigen bijdrage van de deelnemers. Van geval tot geval zal moeten worden beoordeeld of een bepaalde recreatieve of sociale activiteit, gezien de aard, omvang en uitstraling van de betreffende activiteit, in combinatie met de locatie en overige omstandigheden, aan sponsoring in de weg staan.

Den Haag, 14 maart 2024

 

Prof. mr C.J.J.C van Nispen

Voorzitter Codecommissie GMH