Het advies is aangevraagd door het bestuur van de Stichting GMH naar aanleiding van meldingen die zijn gedaan bij het Transparantieregister Zorg (hierna: ‘TRZ’) over het jaar 2023.

Feiten

Het ging om een financiële relatie tussen een leverancier en een samenwerkingsverband van zorgprofessionals waarbij de leverancier een eendaags congres van het samenwerkingsverband sponsorde in de zin van de artikelen 8 en 9 GMH Code. Het congres was bedoeld voor zorgprofessionals en vond plaats in Nederland. Er was vooral informatie voor beoogde sponsoren beschikbaar, zoals over de locatie, de doelgroep en het programma, alsmede de diverse sponsoropties. Ook waren de voorwaarden voor sponsoring vermeld, met in algemene zin een verwijzing naar onder andere de GMH Code. Er is vooraf geen begroting overgelegd. Er is geen sponsorovereenkomst gesloten.

Leerpunten uit het advies

• De financiële relatie was ten onrechte gemeld in de categorie ‘dienstverlening honorarium’. Dit had de categorie ‘sponsoring van de organisator van een bijeenkomst’. Het is van belang dat partijen de financiële relatie die zij aangaan op de juiste wijze kwalificeren, deze toetsen aan de juiste regels en in het TRZ in de juiste categorie melden.
• Bij een verzoek tot sponsoring van een bijeenkomst dient de partij die om sponsoring vraagt vooraf voldoende informatie te geven aan de beoogde sponsoren om hen in staat te stellen een verantwoorde beslissing te nemen over het sponsorverzoek, zoals over de feitelijke organisator, de doelgroep, het programma, de locatie, de kosten en (verwachtte) inkomsten (een begroting),
• Bij sponsoring van een bijeenkomst is het sluiten van een sponsorovereenkomst verplicht (art. 9 lid 4 GMH Code). Een door de sponsorvrager opgestuurde sponsorbrochure, gevolgd door een registratie als sponsor, kan niet als zodanig worden gekwalificeerd.
• In de sponsorovereenkomst moeten in ieder geval afspraken worden gemaakt over de verantwoording achteraf, de besteding van een mogelijk surplus (die immers ook aan de GMH Code moet voldoen), de bekendmaking van de sponsoring richting de deelnemers en de verplichte openbaarmaking in het TRZ (zie ook adviezen A20.05, A22.01 en A 23.06).
• Als de sponsor de mogelijkheid krijgt om kleine ‘give-aways’ aan te leveren voor in de congrestas, mogen dat uitsluitend items zijn die niet als geschenk worden gepercipieerd. Dit in verband met het feit dat op grond van art. 7 moet worden bijgehouden welke zorgprofessionals een geschenk Op een congres ontbreekt deze administratiemogelijkheid (zie hiervoor ook A13.02, A18.01 en A20.02).

Den Haag, 18 november 2024