Artikel 9 - Door onafhankelijke derden georganiseerde bijeenkomsten

  1. Onder door onafhankelijke derden georganiseerde bijeenkomsten worden verstaan bijeenkomsten die (mede) bestemd zijn voor zorgprofessionals en die zonder inhoudelijke bemoeienis van leveranciers worden georganiseerd. Dit betekent dat de inhoud van het programma, het uitnodigingsbeleid en de locatie van de bijeenkomst onafhankelijk van leveranciers worden vastgesteld.

  2. Leveranciers mogen de kosten in het kader van een door een onafhankelijke derde georganiseerde bijeenkomst voor hun rekening nemen, mits wordt voldaan aan de volgende voorwaarden.

      1. Programma: het programma van de bijeenkomst is:
        1.    gericht op het bevorderen van kennis en/of vaardigheden verband houdend met (de verbetering van) de gezondheidszorg en/of medische vooruitgang, en
        2.    van een voldoende inhoudelijk niveau, en
        3.    qua programma-opbouw evenwichtig en redelijk.

      2. Locatie: de locatie waar de bijeenkomst plaats vindt is gerechtvaardigd, zowel wat faciliteiten als wat geografische ligging betreft.
      3. Kosten: de kosten die door de leverancier worden vergoed zijn redelijk. Dit betekent dat   indien sprake is van de vergoeding van kosten aaneen individuele zorgprofessional uitsluitend de navolgende kosten mogen worden vergoed:

        1. inschrijvingskosten;
        2. één of meerdere redelijk geprijsde maaltijden;
        3. noodzakelijke overnachtingen, voor zover redelijk geprijsd;
        4. redelijke reiskosten.

    Aangenomen wordt dat de vergoeding van voormelde kosten redelijk is indien:

        1. de leverancier per zorgprofessional niet meer bijdraagt in de hierboven genoemde kosten dan € 500 per bijeenkomst tot een maximum van € 1.500 per jaar, of
        2. de zorgprofessional tenminste 50% van de hierboven genoemde kosten zelf draagt.

    De bedragen zijn inclusief BTW.

    Indien sprake is van een financiële bijdrage aan de organisator van de bijeenkomst en deze bijdrage uitsluitend wordt besteed aan algemene kosten die rechtstreeks samenhangen met de organisatie van die bijeenkomst, gelden de onder sub c genoemde maximumbedragen niet, mits wordt voldaan aan de overige eisen uit dit artikel.

  3. Afspraken omtrent vergoeding van kosten van individuele zorgprofessionals moeten schriftelijk worden vastgelegd. Onderdeel van deze afspraken is dat de betrokken zorgprofessional deze afspraken meldt aan het bestuur van de instelling dan wel zijn werkgever.

  4. Aan de betaling van een financiële bijdrage aan de organisator van een bijeenkomst dient een schriftelijke overeenkomst van de organisator(en) ten grondslag te liggen. De betaling moet rechtstreeks aan de organisator van de bijeenkomst worden gedaan. De financiële ondersteuning moet duidelijk van te voren en tijdens de bijeenkomst worden kenbaar gemaakt.

  5. In afwijking van het bepaalde in lid 2 geldt dat leveranciers het kader van de in dit artikel bedoelde bijeenkomsten advertentieruimte mogen inkopen en standruimte mogen huren onder voorwaarde dat:
    a.    er sprake is van een marktconform tarief, en
    b.    een eventueel surplus niet ten goede komt aan de deelnemende zorgprofessionals.

  6. Leveranciers mogen satellietsymposia of parallelle symposia die tijdens, kort voor of kort na de in dit artikel bedoelde bijeenkomst plaatsvinden organiseren dan wel ondersteunen en daar presentaties verzorgen over onderwerpen die passen binnen het programma van de bijeenkomst, op voorwaarde dat alle gepresenteerde informatie eerlijk, gebalanceerd en wetenschappelijk gezien accuraat is. Leveranciers mogen de inhoud van deze satellietsymposia bepalen en wie daarvoor worden uitgenodigd. Afspraken hieromtrent tussen organisator en leveranciers moeten schriftelijk worden vastgelegd. De organisatie of ondersteuning dient vermeld te worden in alle materialen die op het satellietsymposium betrekking hebben.




TOELICHTING

Artikel 9 is van toepassing op een bijeenkomst voor zorgprofessionals die onafhankelijk van de leverancier wordt georganiseerd. Daarvan is sprake wanneer de bijeenkomst wordt georganiseerd, zonder dat de leverancier bemoeienis heeft met de inhoud van het programma, het uitnodigingsbeleid en de locatie van de bijeenkomst. De organisator bepaalt en ziet dus toe op de inhoud van het programma, de selectie van de sprekers, de presentaties en materialen. Bedrijven mogen geen andere invloed hebben op het programma dan het aanbevelen van sprekers, of desgevraagd commentaar te leveren op het programma.

Zoals in de toelichting bij artikel 8 reeds is opgemerkt, gelden voor alle bijeenkomsten drie eisen die verband houden met programma, de locatie en de kosten. Wanneer een leverancier geen enkele bemoeienis heeft bij de bijeenkomst, zullen dus ook het programma en de locatie onafhankelijk van hem zijn vastgesteld. Desondanks worden daaraan wel eisen gesteld, zodat sponsoring of de vergoeding van kosten in het kader van een door een onafhankelijke derde georganiseerde bijeenkomst alleen is toegestaan wanneer het programma aan de eisen onder sub a voldoet en er een objectieve rechtvaardiging is voor de locatie, zowel wat faciliteit als geografische ligging betreft (sub b, zie ook de toelichting bij artikel 8).

Mits het programma en de locatie aan de eisen voldoen, mag een leverancier bepaalde kosten vergoeden. Het gaat hier alleen om inschrijvingskosten, redelijke en noodzakelijke reiskosten en de kosten van één of meerdere redelijk geprijsde maaltijden en noodzakelijke overnachtingen. Uiteraard gaat het altijd om de werkelijk gemaakte kosten.

Met het aangeven van de maximumbedragen is uitdrukkelijk niet gezegd dat leveranciers deze kosten dus steeds geacht worden te vergoeden; bedoeld wordt dat in ieder geval geen andere kosten mogen worden vergoed dan vermeld in artikel 9. Voorts geldt er een maximum ten aanzien van de kosten die een leverancier mag vergoeden, zowel per bijeenkomst als per jaar.

Kosten kunnen rechtstreeks aan een zorgprofessional worden betaald of vergoed. Er kan ook sprake zijn van sponsoring van de organisator. Indien sprake is van een financiële bijdrage aan de organisator van de bijeenkomst en deze bijdrage uitsluitend wordt besteed aan algemene kosten die rechtstreeks samenhangen met de organisatie van die bijeenkomst (denk aan kosten voor sprekers, zaalhuur, documentatiemateriaal) gelden de maximumbedragen niet. Voorwaarde is dan wel dat  wordt voldaan aan alle overige eisen uit dit artikel, onder meer met betrekking tot het programma en de locatie.

In de leden 3 en 4 zijn eisen opgenomen ten aanzien van transparantie en documentatie. Essentieel zijn vastlegging van afspraken en melding aan de relevante verantwoordelijken binnen de instelling.

In lid 5 wordt een uitzondering op de hoofdregels van artikel 9 gemaakt voor het inkopen van advertentieruimte en standhuur door leveranciers op door derden georganiseerde bijeenkomsten. Er hoeft in die gevallen niet voldaan te worden aan de eisen van lid 2 (programma, locatie en kosten) op voorwaarde dat de huur voor de stand en de prijs voor de advertentieruimte marktconform is. Dat wil zeggen, niet onevenredig hoog. Het is namelijk niet de bedoeling dat door middel van hoge advertentie-inkomsten of huurinkomsten andere kosten worden betaald dan de algemene organisatiekosten. Dit hangt samen met de eis dat een eventueel surplus niet ten goede mag komen aan de zorgprofessionals.  Dat de leveranciers overigens geen enkele bemoeienis mogen hebben bij de organisatie, volgt reeds uit het eerste lid.

Leveranciers mogen betrokken zijn bij satellietbijeenkomsten of parallelle bijeenkomsten die plaatsvinden rondom de in dit artikel bedoelde bijeenkomsten, ongeacht of die betrokkenheid als organisator of sponsor of anderszins is. In lid 6 worden enkele eisen gesteld aan het programma en de inhoud, alsmede aan de vastlegging van afspraken en overige transparantie.