Aan de Codecommissie van de stichting Gedragscode Medische Hulpmiddelen (hierna: de Codecommissie) is op grond van artikel 37 van het Reglement van de Codecommissie en Commissie van Beroep de vraag voorgelegd of leveranciers van medische hulpmiddelen een financiële bijdrage mogen leveren aan de (aangepaste) najaarsvergadering van een vereniging van zorgprofessionals op Vlieland.

Achtergrondinformatie

De voorzitter van de Codecommissie heeft een negatief advies (A13.05) uitgebracht over de vraag of leveranciers van medische hulpmiddelen een financiële bijdrage mogen leveren aan de Najaarsvergadering van de vereniging X, die op vrijdag 11 en zaterdag 12 oktober 2013 wordt gehouden in een strandhotel op Vlieland. De gezamenlijke organisatoren van de najaarsvergadering, te weten de vereniging X, groep Y en congresbureau, hebben naar aanleiding van dit negatieve advies besloten het programma voor de bijeenkomst op een aantal onderdelen aan te passen. Tevens hebben de organisatoren een aantal aspecten en onderdelen van de vergadering nader toegelicht. Deze nadere toelichting en het aangepaste programma zijn in een nieuwe adviesaanvraag aan de voorzitter voorgelegd. Deze nieuwe adviesaanvraag wordt onder nummer A13.06 behandeld.

Het aangepaste programma van de bijeenkomst luidt als volgt. Op vrijdag 11 oktober 2013 vertrekken de deelnemers aan de najaarsvergadering om 11.00 uur vanuit Harlingen per boot naar Vlieland. Aan boord van de boot is een speciaal voor vereniging X gereserveerde vergaderzaal aanwezig, waarin aan boord de algemene ledenvergadering van de vereniging plaats vindt tussen 11 en 13 uur. Het is de bedoeling dat alle deelnemers aan de najaarsvergadering die lid zijn van vereniging X aan de algemene ledenvergadering deelnemen. Het programma zal na aankomst op Vlieland worden vervolgd met een wetenschappelijk deel, dat plaatsvindt in de congresruimtes van het strandhotel, waar de deelnemers ook zullen overnachten. Het wetenschappelijke deel van de bijeenkomst op vrijdag begint om 13.30 uur en duurt tot 17.30 uur en wordt een keer onderbroken voor een koffie/theepauze van 30 minuten. De eerste congresdag wordt afgesloten met een borrel (17.30-18.30 uur) en een diner (19.00- 21.00 uur).

Op zaterdag 12 oktober worden tussen 8.30 en 10.30 uur workshops georganiseerd. Deze workshops zijn in ieder geval verplicht voor beroepsbeoefenaren in opleiding. Tussen 11 uur en 13 uur wordt het plenaire programma voortgezet met een sessie over doelmatigheid van zorg. In een rondetafelgesprek worden toekomstvisies en uitdagingen besproken over de gezondheidzorg en in het bijzonder de vaatchirurgie. Deelnemers zijn prominenten uit politiek, zorgverzekeraars en vereniging X. Om 13 uur wordt afgesloten met een bescheiden lunch. De organisatoren hebben verklaard dat de in het eerdere programma opgenomen feestavond op vrijdagavond is vervallen en dat er geen recreatieve activiteiten worden aangeboden. Tevens hebben de organisatoren verklaard te hebben besloten geen partner- en kinderprogramma te organiseren om de wetenschappelijke inhoud van het congres nog meer te benadrukken.

Het congres is inmiddels geaccrediteerd met 6 punten.

De organisatoren hebben een gedetailleerde begroting voor de bijeenkomst overgelegd. Hieruit blijkt dat men rekent op 120 deelnemers en dat de inschrijvingskosten ongewijzigd zijn gebleven en bedragen:

Voor leden van de vereniging	€ 185	(€ 235 bij inschrijving na 1 september)
Voor AIOS	€ 100	(€ 140 idem)
Voor emeritus-leden	€ 75	(€ 85 idem)
Voor niet-leden	€ 290	(€ 340 idem)

Men verwacht 95 betalende deelnemers (beroepsbeoefenaren) hetgeen aan inkomsten € 13.200 oplevert. Aan sponsorgelden verwacht men € 50.750 binnen te krijgen, waarvan in het totaal € 17.750 van leveranciers die volgens de organisatoren onder de Gedragscode Medische Hulpmiddelen vallen. Het hoogste bedrag dat door individuele leveranciers wordt bijgedragen is € 6.000 (silver sponsorship).

 

Toepasselijkheid van Gedragscode Medische Hulpmiddelen (GMH)

De voorzitter van de Codecommissie stelt vast dat de vereniging X een samenwerkingsverband is van zorgprofessionals in de zin van art. 1 onder b GMH. Het najaarscongres zal onder andere worden gesponsord door leveranciers in de zin van art. 1 onder d GMH. De adviesaanvraag heeft derhalve betrekking op een interactie in de zin van art. 5 GMH.

 

Beoordeling van de adviesaanvraag

Allereerst is de kwalificatie van de interactie aan de orde. De voorzitter is van oordeel dat de vraag betrekking heeft op de toelaatbaarheid van het verstrekken van een financiële bijdrage aan een bijeenkomst die door een onafhankelijke derde partij wordt georganiseerd in de zin van art. 9 GMH.

De voorzitter komt tot deze conclusie op grond van het feit dat uit de aangeleverde informatie blijkt dat de bijeenkomst primair bestemd is voor in Nederland werkzame zorgprofessionals. De bijeenkomst wordt georganiseerd zonder enige inhoudelijke bemoeienis van leveranciers.

Het financieel mede mogelijk maken van een dergelijke bijeenkomst is toegestaan indien en voor zover wordt voldaan aan de eisen van art. 9 GMH, in combinatie met de eisen uit art. 8 GMH. De belangrijkste elementen daarvan zijn de toetsing van het programma, de locatie en de kosten.

Het programma

Het programma van de bijeenkomst moet gericht zijn op het bevorderen van kennis en/of vaardigheden verband houdend met de gezondheidszorg en medische vooruitgang alsmede van een voldoende inhoudelijk niveau zijn (art. 9 lid 2 sub a. GMH). De voorzitter voorziet op dit onderdeel geen problemen; het inhoudelijke programma van de bijeenkomst voldoet aan de voorwaarden van de Gedragscode Medische Hulpmiddelen, hetgeen ook blijkt uit de inmiddels verkregen accreditatie.

Een tweede vereiste is dat de programma-opbouw evenwichtig en redelijk is en dat het programma geen recreatieve en sociale activiteiten mag bevatten (art. 8 lid 2 jo art. 9 lid 2 sub a. GMH). De voorzitter constateert dat ten gevolge van de wijzigingen in het programma thans op dit punt geen sprake meer is van strijdigheid met de GMH. De voorzitter stelt vast dat het inhoudelijke programma inclusief de algemene ledenvergadering is uitgebreid tot 9 ½ uur, waardoor het qua tijdsopbouw meer in evenwicht is. De pauzes zijn niet ongebruikelijk lang. Het feestprogramma op vrijdagavond is komen te vervallen en er worden geen recreatieve activiteiten aangeboden. Tevens is het partner- en kinderprogramma komen te vervallen.

De voorzitter stelt vast dat het aangepaste programma van de bijeenkomst in overeenstemming is met art. 8 en art. 9 lid 2 sub a GMH. De voorzitter gaat er daarbij overigens wel vanuit dat het aangepaste programma duidelijk aan de (potentiële) deelnemers zal worden gecommuniceerd.

De locatie

De locatie moet gerechtvaardigd zijn, zowel wat faciliteiten als wat geografische ligging betreft.

De organisatie heeft gekozen voor Vlieland als locatie. Ter rechtvaardiging voor deze keuze is door de organisatoren de volgende nadere toelichting gegeven. De organisatie van het najaarscongres wisselt jaarlijks per provincie. In 2013 is groep Y aan de beurt; dit verklaart de keuze voor een vergader locatie in deze provincie. Vlieland is van historische betekenis voor groep Y, omdat zij daar is opgericht. De keuze voor Vlieland wordt door de organisatoren nadrukkelijk als eenmalig bestempeld, bij een volgende vergadering zal in een andere provincie en dus ook op een andere locatie worden bijeengekomen.

Het strandhotel maakt onderdeel uit van een keten en beschikt over een ruim aanbod aan vergader- en congresfaciliteiten. Het wordt ook door andere organisaties veelvuldig gebruikt voor congressen.

Gelet op deze toelichting en in combinatie met het besluit om alle recreatieve onderdelen uit het programma te schrappen acht de voorzitter keuze voor dit hotel in overeenstemming met art. 9 lid 2 sub b.

De kosten

Op grond van art. 9 lid 2 onder c moet de bijdrage van de leverancier in de kosten redelijk zijn. Dit houdt allereerst in dat de bijdrage uitsluitend mag worden besteed aan bepaalde kostenposten, zoals inschrijving, verblijf (maaltijden en overnachtingen) en reizen. Ten tweede moeten de kosten redelijk zijn. Indien de vergoeding van kosten voor de hiervoor genoemde posten niet meer bedraagt dan € 500 per zorgprofessional, wordt de bijdrage als redelijk gezien. Daarbij maakt het

in beginsel niet uit of een leverancier de kosten rechtstreeks aan of voor een individuele zorgprofessional vergoedt dan wel de organisator één bedrag betaalt waarmee (een deel van) de kosten kunnen worden betaald (hetgeen dan automatisch inhoudt dat de individuele deelnemers minder hoeven te betalen).

De voorzitter stelt vast dat uit de begroting die bij de adviesaanvraag is meegestuurd blijkt dat geen enkele leverancier die is gebonden aan de GMH een sponsorbijdrage zal betalen die hoger ligt dan € 6.000 per individueel bedrijf, en dat er 120 deelnemers worden verwacht. Zelfs als het aantal deelnemers lager zal zij , zal de bijdrage in de kosten per individuele deelnemer de € 500

niet overstijgen (tenzij het aantal deelnemers lager is dan 12). De voorzitter stelt tevens vast dat er geen aanleiding is om te betwijfelen dat met het sponsorbedrag andere kosten dan de kosten voor inschrijving, verblijf en reis worden betaald. Ook ten aanzien van het derde onderdeel van de toets, komt de voorzitter tot een positief oordeel.

 

Conclusie

De voorzitter van de Codecommissie komt tot een positief advies. Het is een leverancier op grond van de GMH toegestaan een financiële bijdrage te leveren aan de Najaarsvergadering, gelet op het gewijzigde programma, de toelichting ten aanzien van de rechtvaardiging voor de locatie, en de begroting en verduidelijking ten aanzien van de aard en hoogte van de kosten die per individuele zorgprofessional zullen worden vergoed. Daarbij gaat de voorzitter er volledigheidsheidshalve wel vanuit dat het gewijzigde programma helder aan de deelnemers wordt gecommuniceerd en de bijeenkomst uiteindelijk ook conform het programma zal plaatsvinden.

 

Den Haag, 13 augustus 2013

prof. mr C.J.J.C. van Nispen, voorzitter Codecommissie GMH