Aan de Codecommissie van de stichting Gedragscode Medische Hulpmiddelen (hierna: de Codecommissie) is op grond van artikel 37 van het Reglement van de Codecommissie en Commissie van Beroep de vraag voorgelegd in welke vorm leveranciers van medische hulpmiddelen een financiële bijdrage mogen leveren aan een jaarcongres van een beroepsvereniging van zorgprofessionals.

Achtergrondinformatie

Eind 2013 zal het Jaarcongres van de wetenschappelijke vereniging van zorgprofessionals X plaatsvinden in de Jaarbeurs in Utrecht. Dit is het jaarcongres van X Nederland, de beroepsvereniging van X. Het betreft een eendaags congres, dat zal duren van 9.30 uur tot 17.00 uur. Het te verwachten aantal deelnemers is tussen 350-450. Het programma wordt samengesteld i.o.m. de congrescommissie. Accreditatie is aangevraagd, maar kennelijk nog niet verkregen.

X organiseert het congres in samenwerking met een congresorganisatie. Die organisatie benadert potentiële sponsoren, waaronder leveranciers van medische hulpmiddelen, per brief over sponsormogelijkheden tijdens het congres. Blijkens deze brief worden sponsoren meerdere mogelijkheden geboden, te weten:

1. Pakket 1: € 250 voor een standruimte van 6 x 2 m (incl. tafel, 2 stoelen, stroom, 3 personen voorzieningen) en naamsvermelding op de website en in de openingsdia’s van het congres;
2. Pakket 2: € 000 voor een standruimte van 4 x 2 m (incl. tafel, 2 stoelen, stroom, 2 personen voorzieningen) en naamsvermelding op de website en in de openingsdia’s van het congres.

Voorts zijn er blijkens de brief nog andere mogelijkheden om dit congres te ondersteunen, namelijk:

• beschikbaar stellen van congrestassen (uniek): € 750 (excl. kosten van de tassen);
• beschikbaar stellen van badgekoorden (uniek): € 500 (excl. kosten van de badgekoorden en badgehouders);
• congresmateriaal insteken in congrestas: € 350;
• deelname congresspecial magazine;
• overige mogelijkheden in

Bedrijf A is een bedrijf dat medische hulpmiddelen vervaardigt en is lid van een van de koepels die is aangesloten bij de Stichting GMH. A vraagt of en in hoeverre zij van deze sponsormogelijkheden gebruik mag maken in het licht van de GMH.

Toepasselijkheid van Gedragscode Medische Hulpmiddelen

De voorzitter van de Codecommissie stelt vast dat de A leverancier is in de zin van art. 1 onder d GMH. De voorzitter van de Codecommissie stelt verder vast dat de beroepsvereniging X een samenwerkingsverband is van zorgprofessionals in de zin van art. 1 onder b GMH. De adviesaanvraag heeft derhalve betrekking op een interactie in de zin van art. 5 GMH. Het feit dat de beroepsvereniging X een deel van de organisatie van het jaarcongres, waaronder het vinden van financiële ondersteuning voor de organisatie van de bijeenkomst, heeft opgedragen aan een derde partij, doet daar niet aan af.

Beoordeling van de adviesaanvraag

De adviesaanvraag omvat in wezen drie separaat te toetsen elementen:

1. de toelaatbaarheid van de sponsoring in de vorm van de aangeboden pakketten voor een stand;
2. de toelaatbaarheid van de sponsoring van de congrestassen en badges;
3. de toelaatbaarheid van schriftelijk congresmateriaal / bijdrage in congresbundel.

Ad A. sponsoring aangeboden pakketten voor een stand

Uit de aan de voorzitter ter beschikking gestelde informatie blijkt dat het gaat om financiële ondersteuning van een bijeenkomst in de zin van artikel 9 GMH. Het financieel mede mogelijk maken van een dergelijke bijeenkomst is toegestaan, mits wordt voldaan aan de eisen die art. 8 en art. 9 GMH stellen.

Het zwaartepunt voor de beoordeling van de vraag of gastvrijheid bij een bijeenkomst toelaatbaar is, ligt in de toets van de redelijkheid van het programma, de locatie en de kosten (art. 9 lid 2). Op grond van art. 9 lid 5 GMH hoeft die toets echter niet plaats te vinden wanneer de financiële bijdrage wordt geleverd in de vorm van het huren van een stand tegen een marktconform tarief, waarbij een eventueel surplus niet ten goede komt aan de deelnemende zorgprofessionals. Blijkens de toelichting bij dit artikel is de achtergrond van deze uitzondering dat indien de huurinkomsten uitsluitend worden besteed aan algemene organisatiekosten, er geen sprake is van een interactie die valt onder art. 5 lid 3 GMH.

Hoewel de informatie voor de bedrijven spreekt over “sponsormogelijkheden” wordt er tevens gesproken over het huren van een stand. De voorzitter beschikt echter niet over informatie op grond waarvan kan worden beoordeeld of er sprake is van een marktconform tarief en of er een surplus is dat aan de deelnemers ten goede zal komen. In algemene zin merkt de voorzitter op dat de huur niet excessief hoog lijkt gelet op het aantal vierkante meters in relatie tot een locatie als de Jaarbeurs.

Nadere informatie daaromtrent is echter nodig om tot het definitieve oordeel te komen dat er sprake is van de uitzonderingssituatie als bedoeld in art. 9 lid 5, en dus van het achterwege kunnen laten van de toets van art. 9 lid 2.

Mocht er geen sprake zijn van toepasselijkheid van art. 9 lid 5 GMH dan heeft dat niet tot consequentie dan die bijdrage tot overtreding van de GMH leidt, maar moeten het programma, de locatie en de kosten worden getoetst aan art. 9 lid 2 GMH. Uit de (summiere) informatie die de voorzitter tot zijn beschikking heeft, lijkt deze toets vooralsnog positief uit te vallen, gegeven het feit dat het programma één volle dag duurt, er geen sociale of recreatieve programma-onderdelen in de zin van art. 8 lid 2 sub a GMH zijn aangekondigd (en de voorzitter ervan uit gaat dat deze ook niet zullen worden georganiseerd) en de Jaarbeurs als locatie zowel geografisch als logistiek te verantwoorden is. De kosten van de financiële bijdrage zullen, gezien het grote aantal te verwachten deelnemers, de in art. 9 lid 2 onder c genoemde maxima niet overschrijden.

Conclusie ad A.

De voorzitter concludeert derhalve dat de GMH niet in de weg staat aan het financieel ondersteunen van het jaarcongres door middel van het huren van een stand mits er sprake is van een marktconform tarief, en aannemelijk is dat de inkomsten uit deze huur niet ook ten goede zullen komen aan de deelnemers (bijv. in de vorm van catering). Indien dat aannemelijk is, dan is een financiële bijdrage in de vorm van sponsoring toegestaan, mits het definitieve programma qua opbouw redelijk en evenwichtig zal zijn en geen onderdelen zal bevatten die van sociale of recreatieve aard zullen zijn en ook overigens ook aan de eisen van art. 8 en 9 GMH wordt voldaan.

Ad B. sponsoring congrestas en badges

Leveranciers krijgen voor een bedrag van € 750 het recht om deelnemers een congrestas dan wel badgekoorden en badges aan te bieden. Dit bedrag van € 750 is echter exclusief de kosten van de congrestas en badges zelf, zodat het de voorzitter aannemelijk voorkomt dat dit bedrag als sponsoring van het congres moet worden beoordeeld. Kortheidshalve verwijst de voorzitter naar het oordeel en de conclusie ad A.

De kosten van congrestas en badges zelf worden kennelijk eveneens door de leverancier gedragen. Dat betekent dat de vraag rijst of een congrestas en/of de badge moeten worden beschouwd als een geschenk in de zin van art. 7 GMH. Het is de voorzitter niet bekend wat de waarde van de congrestassen zal zijn. Indien het gaat om een – bij congressen gebruikelijke – eenvoudige linnen tas van zeer geringe waarde met bijvoorbeeld een opdruk van de titel van het congres en van de sponsor, kan naar het oordeel van de voorzitter niet worden gesproken van een geschenk omdat een dergelijke tas niet als geschenk zal worden gepercipieerd. Dit geldt ook voor een badge. Dit kan uiteraard anders zijn wanneer de zorgprofessional de congrestas (en eventueel de badge) vanwege de waarde en de uitstraling niet alleen zal beschouwen als praktisch gebruiksvoorwerp tijdens het congres, maar ook mee zal nemen als een geschenk met waarde ook buiten dat congres. In dat geval moet aan de voorwaarden van art. 7 GMH worden voldaan en geldt dat de waarde in ieder geval onder € 50 moet blijven en dat de tas gerelateerd moet zijn aan de praktijk van de arts. Of aan deze laatste eis wordt voldaan, zal met name ook afhangen van de vraag of het een tas is die hoofdzakelijk in de privésfeer zal worden gebruikt. Dat een badge als geschenk zal worden gepercipieerd, komt de voorzitter onwaarschijnlijk voor.

Ad C. congresmateriaal

Een derde mogelijkheid voor leveranciers betreft het insteken van “congresmateriaal” in de congrestas (dit kost dan kennelijk € 350) en deelname in de congresspecial “X magazine”. Kennelijk gaat het daarbij om het aanleveren van promotioneel dan wel informatief materiaal. In het geval dergelijke materialen over hulpmiddelen gaan, kwalificeren deze als uitingen in de zin van art. 4 GMH. Dit artikel stelt een aantal algemene eisen aan uitingen over medische hulpmiddelen, die ook zullen gelden voor congresmateriaal en deelname aan de congresspecial zoals genoemd in de brief van de organisatie. De voorzitter adviseert A om daar rekening mee te houden.

Conclusie

De voorzitter van de Codecommissie komt tot de conclusie dat de GMH leveranciers niet verbiedt om in te gaan op de opties die door de organisator van het jaarcongres worden geboden, zij het dat daarbij moet worden voldaan aan de eisen die de GMH daaraan stelt, waarbij de voorzitter met name aandacht vestigt op de aspecten die in dit advies zijn benadrukt.

 

Den Haag, 25 maart 2013

Prof. mr. C.J.J.C. van Nispen, voorzitter Codecommissie GMH