Aan de Codecommissie van de stichting Gedragscode Medische Hulpmiddelen (hierna: de Codecommissie) is op grond van artikel 37 van het Reglement van de Codecommissie en Commissie van Beroep de vraag voorgelegd of een leverancier van medische hulpmiddelen de kosten van het diner voor zorgprofessionals mag betalen tijdens een internationaal congres.

Achtergrondinformatie

Later dit jaar vindt een internationaal congres plaats in Frankfurt (Congress Centre Messe). Dit is een jaarlijkse, internationale bijeenkomst voor zorgprofessionals georganiseerd door de Europese beroepsvereniging. Parallel aan dit congres organiseert de Europese beroepsverenging voor dezelfde doelgroep een Europese vakbeurs.

Het inhoudelijk programma van het congres duurt drie dagen en bestaat uit lezingen en workshops, alsmede vergaderingen van wetenschappelijke verenigingen. Deze programmaonderdelen worden onderbroken door de gebruikelijke koffie- thee- en lunchpauzes. Het inhoudelijk programma eindigt telkens aan het eind van de middag, waarna bezoek aan de beurs mogelijk is. Het programma voorziet niet in gezamenlijke diners in de avond. Er staan geen sociale of recreatieve activiteiten op het programma, anders dan een openingsreceptie op de eerste ochtend en een Congress Get- together op de tweede avond.

Tijdens de internationale vakbeurs presenteren fabrikanten/importeurs van hulpmiddelen hun nieuwste producten. Daarnaast worden er (geaccrediteerde) lezingen en trainingen gegeven door aanwezige fabrikanten.
Het is al jaren gebruikelijk dat een aantal leveranciers bepaalde relaties die het congres en de beurs bezoeken uitnodigen om tijdens één van de avonden gezamenlijk te dineren. Het Europese moederbedrijf van de Adviesaanvrager organiseert op de laatste avond van het congres en de beurs, een dergelijk diner voor een paar honderd gasten vanuit diverse Europese landen. Dit diner bestaat uit een lopend buffet met live achtergrondmuziek en vindt plaats op een locatie in Frankfurt buiten het beursterrein die groot genoeg is voor alle gasten. Gekozen is voor het voetbalstadion in Frankfurt waar ook een business center is gevestigd dat faciliteiten biedt voor grootschalige bijeenkomsten met diner- en buffetmogelijkheden.

De Adviesaanvrager heeft voor dit diner het management uitgenodigd van de belangrijkste Nederlandse klanten (het betreft in het totaal 5 personen). De Adviesaanvrager stelt dat zij geen zorgprofessionals uitnodigen, die de daadwerkelijke aflevering van hulpmiddelen aan klanten uitvoeren.

Uit de met de adviesaanvraag meegestuurde globale opzet van de avond blijkt dat de avond wordt geopend met een aantal speeches en er vervolgens een buffet is met aansluitend live muziek.
De Adviesaanvrager betaalt uitsluitend de kosten van de deelname aan dit diner. Alles meegerekend bedragen de kosten per deelnemer voor diner, organisatie incl. huur van de locatie € 130. Uit nadere informatie blijkt dat de kosten per couvert € 76 bedragen.
De Adviesaanvrager betaalt – behalve het vervoer van en naar de locatie van het diner – niet de reis- en verblijfskosten die verband houden met het bezoek aan de beurs zelf. Evenmin draagt de Adviesaanvrager bij aan de inschrijvingskosten voor het wetenschappelijke congres.

Toepasselijkheid van Gedragscode Medische Hulpmiddelen

De voorzitter van de Codecommissie stelt vast dat de Adviesaanvrager een leverancier is in de zin van art. 1 onder d GMH. De voorzitter van de Codecommissie stelt daarnaast vast dat de definitie van zorgprofessional uit art. 1 onder b GMH ruim moet worden geïnterpreteerd, waardoor ook leden van het managementteam van afnemers als in Nederland opererende zorgprofessionals moeten worden beschouwd. Ook het management is immers betrokken bij het maken van keuzes over de aanschaf van hulpmiddelen, zij het niet op het niveau van de individuele patiënt/klant. De adviesaanvraag heeft derhalve betrekking op een interactie in de zin van art. 5 GMH.
Beoordeling van de adviesaanvraag

Allereerst is de kwalificatie van de interactie aan de orde. De voorzitter van de Codecommissie is van oordeel dat de vraag betrekking heeft op de toelaatbaarheid van het vergoeden van kosten voor een diner (en vervoer van en naar dat diner) tijdens een bijeenkomst die door een onafhankelijke derde partij is georganiseerd in de zin van art. 9 GMH. De Europese beroepsvereniging is een onafhankelijke organisatie zoals bedoeld in art. 9 GMH. Weliswaar wordt het diner georganiseerd door de Adviesaanvrager, maar het vindt binnen de context van de onafhankelijke bijeenkomst plaats. Het enkele feit dat de Adviesaanvrager voor dit diner een aparte uitnodiging stuurt en dit annonceert als een “special evening” kan naar het oordeel van de voorzitter van de Codecommissie in dit geval niet tot de conclusie leiden dat er sprake is van een satelliet bijeenkomst in de zin van art. 9 lid 6 GMH, dan wel van een separate door de Adviesaanvrager zelf georganiseerde bijeenkomst in de zin van art. 12 GMH. Dit betekent dat getoetst dient te worden aan de eisen van art. 9 GMH, in combinatie met de eisen uit art. 8 GMH. De belangrijkste elementen daarvan zijn de toetsing van het programma, de locatie en de kosten.

Het programma van het internationale congres en de internationale beurs voorziet in een groot aantal officiële programmapunten, is qua opbouw redelijk en evenwichtig en voldoet aan de doelstellingen zoals verwoord in art. 9 lid 2 onder a GMH. Het programma bevat geen onderdelen die gezien kunnen worden als recreatieve of sociale activiteiten als bedoeld in art. 8 lid 2 GMH. Dat er gedurende de avonden wordt gegeten, is op zichzelf logisch. Het feit dat dit in georganiseerd verband gebeurt is ook niet bezwaarlijk. Het programma rond het eten zal in dat geval echter zodanig moeten zijn dat het hoofdaccent op het diner zelf ligt en er geen sociale of recreatieve activiteiten omheen gepland of aan gekoppeld worden. Op dit punt merkt de voorzitter van de Codecommissie op dat het enkele feit dat een lopend buffet wordt omlijst door live muziek in dit geval niet betekent dat er sprake is van een sociale activiteit die ongewenst zou zijn in het kader van de GMH. In dit verband is het ook van belang om vast te stellen dat deelname aan het diner niet wordt gepromoot door de aandacht op deze muzikale omlijsting te vestigen, noch door een of meer specifieke artiesten aan te kondigen.

Wat de locatie (geografische ligging) betreft is het feit dat het diner plaats vindt in Frankfurt ook voor de Nederlandse deelnemers aan het diner gerechtvaardigd omdat het diner plaatsvindt in de context van een daadwerkelijke internationale bijeenkomst die in die stad plaats vindt. Weliswaar vindt het diner niet plaats op het terrein waar de beurs wordt gehouden, maar de Adviesaanvrager heeft door de verwijzing naar het grote aantal deelnemers, hiervoor voldoende rechtvaardiging gegeven. Wel geldt dat de faciliteiten ook passend en gerechtvaardigd moeten zijn. Uit de nadere informatie over deze locatie blijkt dat het diner weliswaar op de locatie van een voetbalstadion plaats vindt, maar dat er tijdens die avond geen wedstrijden worden gespeeld en ook overigens niet sprake is van een omgeving met een uitstraling die niet passend zou zijn als bedoeld in de GMH.

Dan resteert de vraag of de kosten redelijk zijn. Volgens opgave van de Adviesaanvrager zijn de kosten per persoon incl. de kosten van de organisatie € 130, waarbij de kosten van de organisatie
€ 54 (waaronder kennelijk het vervoer van en naar deze locatie) bedragen en de kosten per couvert € 76. De voorzitter van de Codecommissie acht het in dit geval redelijk om uit te gaan van dit laatste bedrag als de kosten voor het diner. Voor de zorgprofessional zal dat immers de gepercipieerde waarde zijn en uit de overgelegde informatie blijkt niet dat het buffet exorbitant luxe is. Indien en voor zover ook de kosten van vervoer van en naar de locatie niet in de kosten van de organisatie (de hiervoor genoemde € 54) inbegrepen zouden zijn en ook door de Adviesaanvrager worden betaald, geldt dat dit in de gegeven omstandigheden toelaatbaar is, nu de Adviesaanvrager voor het overige geen kosten voor reis- en verblijfskosten betaalt.

Conclusie

De voorzitter van de Codecommissie komt tot de conclusie dat het de Adviesaanvrager is toegestaan om, onder de geschetste omstandigheden en met in achtneming van de in dit advies genoemde voorwaarden en aannames, de volledige kosten van het diner op 25 oktober 2012 te betalen voor haar klanten. Wel wijst zij er voor de goede orde op dat het betalen van deze kosten op grond van art. 9 lid 3 GMH schriftelijk moet worden vastgelegd en moet worden gemeld aan de relevante verantwoordelijken.

De originele versie van dit advies is uitgebracht op 28 augustus 2012 door prof.mr. C.J.J.C. van Nispen