Artikel 8 - Financiele bijdrage in de kosten (voor deelname aan) bijeenkomsten voor zorgprofessionals; algemene uitgangspunten

  1. In het kader van deze Gedragscode wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende categorieën bijeenkomsten voor zorgprofessionals:

    a. door van leveranciers onafhankelijke derden georganiseerde bijeenkomsten (artikel 9);
    b. door de leverancier georganiseerde productgerelateerde bijeenkomst (artikel 10);
    c. door de leverancier georganiseerde geaccrediteerde bijeenkomsten (artikel 11);
    d. door de leverancier georganiseerde overige bijeenkomsten (artikel 12).

  2. Betrokkenheid van leveranciers bij bijeenkomsten voor zorgprofessionals is toegestaan, in die zin dat leveranciers bijeenkomsten mogen organiseren, dan wel financieel mede mogelijk maken, dan wel mogelijk maken dat een individuele zorgprofessional daaraan deelneemt, en in dat kader kosten voor hun rekening mogen nemen, mits wordt voldaan aan de voorwaarden dat

    a. het programma qua programma-opbouw evenwichtig en redelijk is, en geen recreatieve en sociale activiteiten bevat die geen verband houden met de bijeenkomst, en
    b. de locatie qua ligging en faciliteiten gerechtvaardigd is, en
    c. de kosten redelijk zijn,

    een en ander zoals per categorie bijeenkomst nader is uitgewerkt in de artikelen 9 t/m 12.

  3. Het is niet toegestaan dat leveranciers direct of indirect kosten van anderen dan zorgprofessionals voor hun rekening nemen.

  4. Het is niet toegestaan andere kosten in verband met deelname aan bijeenkomsten te betalen dan genoemd in deze Gedragscode.


TOELICHTING

Het betalen of voor rekening nemen van kosten die verband houden met een bijeenkomst kan ook worden gezien als een interactie, die mogelijk onoirbaar beïnvloedend is. In lid 2 is het uitgangspunt vastgelegd dat leveranciers kosten die verband houden met bijeenkomsten mogen betalen en ook anderszins betrokken mogen zijn bij bijeenkomsten voor zorgprofessionals, mits wordt voldaan aan de eisen uit de Gedragscode.


In artikel 8 lid 1 worden vier soorten bijeenkomsten onderscheiden. Deze worden in de artikelen 9 t/m 12 uitgewerkt. De eisen hebben betrekking op het programma, de locatie en de kosten. De concrete invulling van deze eisen kunnen per soort bijeenkomst verschillen. Dat heeft te maken met de invloed die een leverancier al dan niet heeft op onder meer het programma of de locatie. Voor de goede orde wordt erop gewezen dat in de Wet medisch hulpmiddelen andere begrippen worden gehanteerd (artikel 6 maakt onderscheid tussen bijeenkomsten en manifestaties). Uit de Beleidsregels gunstbetoon Wmh volgt echter dat de wettelijke definitie van ‘bijeenkomsten’ overeenkomt met de in artikel 8 lid 1 sub a. t/m c. genoemde soorten bijeenkomsten. De in artikel 8 lid 1 sub d. genoemde bijeenkomsten worden in de wet en Beleidsregels ‘manifestatie’ genoemd. Hoewel de criteria voor vergoeding van kosten voor bijeenkomsten in de Beleidsregels iets anders zijn geformuleerd, komen zij in essentie overeen met de eisen die in de Gedragscode worden gesteld aan programma, locatie en kosten.

Voor onlinebijeenkomsten, zoals webinars, gelden dezelfde voorwaarden als voor bijeenkomsten waar de deelnemers fysiek bijeenkomen. Het kosteloos aanbieden van een webinar is echter uitsluitend te zien is als een interactie wanneer deze een daadwerkelijke waarde in het economisch verkeer heeft (A20.01). De eisen die gelden voor bijeenkomsten en betrekking hebben op programma en locatie zullen doorgaans geen probleem opleveren. Van kosten voor gastvrijheid zal geen sprake zijn, zodat de enige kosten die met de financiële sponsorbijdrage moeten worden gezien als organisatiekosten die niet meetellen voor de maximumbedragen (artikel 9 lid 3 sub c. laatste alinea).

Bij een sponsoraanvraag dienen organisatiekosten in een begroting te worden gespecificeerd en na afloop dient verantwoording van de besteding van de sponsorbijdrage (inclusief, in voorkomende gevallen, de bijdrage in natura), plaats te vinden, waarbij geldt dat een eventueel surplus zal moeten worden terugbetaald aan de sponsoren (A20.05).

In algemene zin geldt dat het programma van een bijeenkomst begrijpelijk en aanvaardbaar moet zijn. Voor bijvoorbeeld koffie- en theepauzes, lunches en diners geldt dat deze logische onderbrekingen in het programma moeten zijn. Niet logisch zijn andere programmaonderdelen die geen verband houden met het inhoudelijk gedeelte, zoals recreatieve en sociale activiteiten (zoals concerten, sportactiviteiten e.d.). Uiteraard mag wel enige tijd aan ontspanning worden besteed, mits redelijk en in tijd proportioneel.
Zo in dit verband onder meer A13.01 (Concert), A13.05 (Vlieland), A14.04 (Curaçao) en A19.02 (Mallorca).

De toets van de locatie omvat twee aspecten: de ligging en de faciliteiten. Beide moeten gerechtvaardigd zijn en of dat zo is zal per soort bijeenkomst kunnen verschillen. De faciliteiten mogen niet dermate aantrekkelijk zijn dat aannemelijk is dat zij de reden zijn voor de zorgprofessional om aan de bijeenkomst deel te nemen. Zo heeft de Codecommissie in advies A21.02 geoordeeld dat een dierentuin geen passende locatie is vanwege de recreatieve uitstraling.

De geografische ligging dient objectief gerechtvaardigd te zijn. Daarvan kan onder meer sprake zijn indien de locatie gezien de herkomst van sprekers en uitgenodigde deelnemers, dan wel de bereikbaarheid een logische keuze is. Het kan ook zijn dat er een directe relatie is tussen het onderwerp en/of het doel van de bijeenkomst en de locatie, waardoor het logisch is de bijeenkomst daar plaatsvindt. Te denken valt aan een bezoek aan een relevant ziekenhuis, onderzoeksinstelling, laboratorium of bedrijf.

Uit adviezen blijkt dat de Codecommissie met name bij buitenlandse bijeenkomsten kritisch kijkt of er een valide rechtvaardiging is voor de geografische ligging (A12.02 (Frankfurt), A12.03 (Dubai), A14.04 (Curaçao), A15.03 (Wenen) en A19.02 (Mallorca). Ook bij bijeenkomsten in Nederland moet de locatie trouwens worden gerechtvaardigd (A13.06 (Vlieland)). Voor wat betreft de interpretatie van aard en uitstraling van de locatie zie onder andere A12.03 (Dubai), A15.03 (Wenen), A14.04 (Curaçao) en A19.02 (Spanje).

Wat de kosten betreft geldt dat slechts bepaalde kosten door de leverancier mogen worden betaald of vergoed en dan alleen voor zover deze redelijk zijn. Deze bedragen zijn in verband met de aard en context van de diverse categorieën bijeenkomsten, specifiek per categorie uitgewerkt in de navolgende artikelen 9 t/m 12.

Voor de bepaling welke regels van toepassing zijn, is de kwalificatie van de bijeenkomst van groot belang. Daartoe dienen de omschrijvingen die zijn opgenomen in de respectievelijke artikelen.
Op grond van lid 2 sub c. mogen uitsluitend kosten worden betaald die als zodanig in de artikelen 9 t/m 12 zijn genoemd en begrenst. Lid 3 bevat het verbod om direct of indirect kosten van anderen dan zorgprofessionals, zoals partners of kinderen, voor hun rekening nemen.